SECURINOS · So funktioniert es
Von einer verstreuten Datei zu einem übersichtlichen Arbeitsbereich.
Securinos gibt Dokumenten einen Ort, einen Zweck und einen kontrollierten Weg, um die Menschen zu erreichen, die sie benötigen.
Organisieren Sie Ihre Aufzeichnungen · Sammeln Sie, was fehlt · Teilen Sie zweckmäßig
Von der Einladung zur Bewertung
Eine Sequenz, der die Leute folgen können.
Bereiten Sie die Anfrage vor
Die Dateien erhalten
Jeden Eintrag prüfen
Eine klare Erklärung, was benötigt wird, erleichtert dem Empfänger die nächste Aktion.
DIE DETAILS, DIE ES NUTZBAR MACHEN
Sechs Schritte, mit Blick auf die Menschen.
Wählen Sie Ihren Arbeitsbereich
Wählen Sie Persönlich für Ihre eigenen Datensätze, Professionell für Kundenarbeit oder Team für gemeinsamen Mitarbeiterzugriff. Erstellen Sie Ihren Arbeitsbereich und überprüfen Sie die Plandetails.
Beginnen Sie mit dem Kontext, in dem Sie die Dokumente verwenden werden. Eine Haushaltssammlung und eine professionelle Kundenbörse benötigen unterschiedliche Strukturen. Wenn Sie zuerst Ihren Zweck überprüfen, können Sie Ordner und ein Abonnement auswählen, die zusammen Sinn machen.
Dokumente hinzufügen und organisieren
Laden Sie eine unterstützte Datei hoch, geben Sie ihr einen erkennbaren Namen und legen Sie sie in den richtigen Ordner. Fügen Sie Tags hinzu, um verwandte Datensätze leichter zu finden.
Ein wiedererkennbarer Name und ein sinnvoller Ordner erledigen einen Großteil der Organisationsarbeit. Verwenden Sie Tags konsequent für verwandte Datensätze. Sie sollten in der Lage sein, eine aktuelle Richtlinie von einer unterstützenden Korrespondenz zu unterscheiden, ohne sich auf den Speicher zu verlassen.
Fragen Sie an, was fehlt
Erstellen Sie für einen Kundenaustausch eine Dokumenten-Checkliste und teilen Sie eine Upload-Einladung. Der Empfänger öffnet es in einem Browser und übermittelt die angeforderten Dateien.
Denke an die Person, die die Anfrage erhält. Benennen Sie jedes Element, identifizieren Sie den Zeitraum, den es abdecken soll, und erklären Sie alle offensichtlichen Anforderungen wie einen vollständigen lesbaren Scan. Dies gibt ihnen eine klare nächste Aktion.
Überprüfen Sie die Einreichung
Markieren Sie jedes angeforderte Element als fehlend, eingereicht oder akzeptiert. Fordern Sie einen Ersatz mit einem Grund an, wenn ein Dokument korrigiert werden muss.
Überprüfen Sie das Dokument selbst, bevor Sie es akzeptieren. Ein Dateiname kann Ihnen nicht sagen, ob eine Seite fehlt oder der falsche Berichtszeitraum angegeben wurde. Erklären Sie die Korrektur bei der Rücksendung eines Artikels, damit der Empfänger weiß, was er ersetzen muss.
Teilen Sie die richtigen Dateien
Wählen Sie die zu teilenden Dokumente oder Ordner aus, legen Sie Zugriffskontrollen fest und senden Sie den Link über den bereits verwendeten Kanal.
Bevor Sie einen Link versenden, überprüfen Sie die ausgewählten Dateien und die Zugriffsbedingungen gemeinsam. Der Zweck einer Freigabe, ihre Dauer und die Möglichkeit zum Herunterladen sollten alle denselben Austausch unterstützen.
Halten Sie den Arbeitsbereich auf dem neuesten Stand
Fügen Sie eine Ersatzversion hinzu, überprüfen Sie die Aktivität, aktualisieren Sie den Zugriff und verwenden Sie Erinnerungen für zeitkritische Abhandlungen. Halten Sie Kopien, die Sie außerhalb des Dienstes benötigen, unter Ihrer eigenen Kontrolle.
Die Dokumentenarbeit wird nach dem ersten Upload fortgesetzt. Überprüfen Sie die aktuelle Version, die relevanten Daten und den Zugriff, wenn sich die Umstände ändern. Ein fertiges Projekt ist ein nützlicher Punkt, um die Links und Berechtigungen zu überprüfen, die offen bleiben.
DOKUMENTENARBEIT MIT BLICK AUF DIE MENSCHEN
Vorbereitung erleichtert den Austausch.
Bevor Sie Dateien anfordern, entscheiden Sie, was Sie benötigen und wie eine nützliche Einreichung aussieht. Der Empfänger sollte die Checkliste verstehen können, ohne zu wissen, wie Sie Ihren eigenen Arbeitsbereich organisieren.
Wenn Material eintrifft, überprüfen Sie es, bevor Sie es annehmen. Ein klarer Grund für einen Ersatz hilft dem Absender, das Problem zu beheben und den Austausch in Gang zu halten.
Nachdem die Arbeit abgeschlossen ist, überprüfen Sie die verbleibenden Dokumente, Daten und Zugriffe. Die Aktualisierung des Arbeitsbereichs ist Teil des Prozesses und keine separate Bereinigungsaufgabe.
VaultEIN ARBEITSRAUM MIT NÜTZLICHEM KONTEXT
Beginne mit dem Kontext. Beenden Sie mit einem klaren nächsten Schritt.
Der erste Upload ist nur eine Phase der Dokumentenarbeit. Entscheiden Sie, wohin der Datensatz gehört, wie eine nützliche Einreichung aussieht und welche Person das resultierende Material benötigt.
Sobald die Überprüfung abgeschlossen ist, aktualisieren Sie gegebenenfalls Zugriff, Daten und aktuelle Versionen. Bewahren Sie wichtige unabhängige Kopien neben Ihren eigenen Aufzeichnungspflichten auf.
Anfragen
SECURINOS, EIN WILLFRED-PRODUKT
Beginnen Sie mit dem Workflow, der zu Ihren Datensätzen passt.
Erkunden Sie den Dokumenten-Workflow und wählen Sie das Paket aus, das zu den Personen passt, die die Arbeit ausführen.