SECURINOS · Anfragen
Fragen Sie einmal. Sehen Sie, was noch fehlt.
Verwandeln Sie eine Liste der erforderlichen Dokumente in einen klaren Sammlungsprozess für Sie und die Person, die sie sendet.
Organisieren Sie Ihre Aufzeichnungen · Sammeln Sie, was fehlt · Teilen Sie zweckmäßig
Die Review-Checkliste
Eine Einreichung ist ein Schritt, keine Entscheidung.
Missing
Eingereicht
Accepted
Akzeptiert spiegelt Ihre Überprüfung des Datensatzes wider. Erklären Sie, was korrigiert werden muss, wenn Sie um einen Ersatz bitten.
DIE DETAILS, DIE ES NUTZBAR MACHEN
Eine nützliche Checkliste macht die Arbeit sichtbar.
Erstellen Sie eine nützliche Checkliste
Benennen Sie die benötigten Dokumente und erklären Sie, wie eine akzeptable Einreichung aussieht. Halten Sie Anfragen spezifisch genug, damit der Empfänger handeln kann, ohne zu raten.
Eine nützliche Anfrage sagt dem Absender, was er zu liefern hat und warum. Geben Sie den Datensatz oder den Zeitraum an und beschreiben Sie eine akzeptable Einreichung in einfacher Sprache. Eine klare Anweisung reduziert vermeidbares Hin und Her.
Geben Sie dem Empfänger einen Browser-Link
Der Client öffnet eine Upload-Einladung und übermittelt die angeforderten Dokumente, ohne eine Anwendung zu installieren. Sie müssen kein Abonnement erwerben.
Senden Sie die Einladung über den Kommunikationskanal, den Sie bereits verwenden. Über den Browser-Upload-Pfad kann der Empfänger auf die Dokumentanforderung antworten, ohne ein Mitarbeiterabonnement zu erwerben.
Verfolgen Sie jeden Artikel
Fehlen bedeutet, dass keine akzeptable Einreichung verfügbar ist. Eingereicht bedeutet, dass die Datei noch geprüft werden muss. Akzeptiert bedeutet, dass es Ihre Bewertung bestanden hat.
Verwenden Sie die drei Status, um die verbleibende Arbeit zu verstehen. Fehlend kennzeichnet ein ausstehendes Element, Eingereicht kennzeichnet zu prüfendes Material und Angenommen zeichnet das Ergebnis Ihrer Überprüfung auf.
Einen Ersatz anfordern
Wenn ein Scan unleserlich ist oder eine Seite fehlt, erklären Sie das Problem und bitten Sie um eine korrigierte Datei. Die Annahme bleibt die Entscheidung des Gutachters.
Seien Sie spezifisch, wenn Sie um eine korrigierte Einreichung bitten. Zeigen Sie auf einen unleserlichen Scan, eine fehlende Seite oder einen falschen Zeitraum hin, anstatt einfach zu sagen, dass das Dokument abgelehnt wurde.
Folgen Sie klar nach
Verwenden Sie Erinnerungen für ausstehende Posten und behalten Sie die Anfrage in ihrem Kundenbereich. Erinnerungen sollten erklären, was noch erforderlich ist.
Ein Follow-up ist nützlicher, wenn es den ausstehenden Punkt nennt. Halten Sie es mit der Checkliste verbunden, damit der Empfänger verstehen kann, was übrig bleibt, anstatt die Anfrage aus mehreren Nachrichten zu rekonstruieren.
Ein Buchhaltungsbeispiel
Fordern Sie einen Kontoauszug, Rechnungen und Belege für einen Berichtszeitraum an. Akzeptieren Sie die vollständigen Dateien und geben Sie die Erklärung für einen klareren Scan zurück.
Überprüfen Sie jeden Datensatz im Hinblick auf den Zweck der Sammlung. Ein vollständiger Satz von Rechnungen kompensiert keinen nicht lesbaren Kontoauszug, jeder Posten braucht seine eigene Entscheidung.
DOKUMENTENARBEIT MIT BLICK AUF DIE MENSCHEN
Machen Sie dem Absender die nächste Aktion klar.
Eine Dokumentenanforderung funktioniert am besten, wenn die Checkliste spezifisch ist. Identifizieren Sie den Datensatz, den relevanten Zeitraum und die Anforderung, damit der Empfänger vertrauensvoll handeln kann.
Eine unleserliche oder unvollständige Einreichung bedarf einer Erklärung. Ein Grund, der mit dem Artikel verbunden ist, ist nützlicher als ein allgemeines Follow-up, das erneut nach Dokumenten fragt.
Halten Sie die Sammlung von der Überprüfung getrennt. Eingereichte Datensätze müssen noch geprüft werden; Akzeptierte Datensätze spiegeln Ihre eigene Entscheidung darüber wider, ob das Material der Anforderung entspricht.
ClientsEIN ARBEITSRAUM MIT NÜTZLICHEM KONTEXT
Eine nützliche Anfrage macht die Bewertung auch klarer.
Der Absender benötigt eine spezifische Checkliste und der Gutachter ein verständliches Ergebnis. Halten Sie den Status jedes Elements mit dem tatsächlichen Datensatz verbunden, der bereitgestellt wurde.
Wenn ein Ersatz benötigt wird, erklären Sie das Problem. Fehlende Seiten, ein unleserlicher Scan und der falsche Zeitpunkt sind verschiedene Korrekturen, und eine nützliche Meldung sollte diesen Unterschied deutlich machen.
Erinnerungen
SECURINOS, EIN WILLFRED-PRODUKT
Geben Sie der nächsten Anfrage einen klaren Weg nach vorn.
Erkunden Sie den Dokumenten-Workflow und wählen Sie das Paket aus, das zu den Personen passt, die die Arbeit ausführen.