SECURINOS · Versiones
Identifica claramente el archivo vigente.
Los documentos cambian. El historial de versiones ayuda a distinguir un reemplazo del registro que lo precedió.
Organiza tus registros · Recoge lo que falta · Comparte con propósito
Una renovación de seguro
Los registros actuales y anteriores permanecen conectados.
Póliza anterior
Política de reemplazo
Registro actual
Revise las fechas y la información de la versión antes de compartir el documento renovado.
LOS DETALLES QUE LA HACEN ÚTIL
Hacer un cambio sin perder el contexto.
Agregar una versión de reemplazo
Cargue un documento revisado bajo su registro existente para que el archivo actual y las versiones anteriores permanezcan conectados.
Conecte el reemplazo con el registro de documento existente en lugar de tratar cada revisión como una carga no relacionada. Esto mantiene la relación entre el material actual y el anterior comprensible.
Identificar lo que es actual
Utilice nombres de archivo claros e información de versión. La versión correcta es importante cuando alguien está revisando un acuerdo, certificado o informe.
Un destinatario necesita saber si un documento es un borrador, una renovación o un registro completado. Utilice un contexto de versión claro al preparar el recurso compartido, así como al organizar el almacén.
Volver a un registro anterior
Las versiones conservadas ayudan a explicar cómo cambió un documento. La disponibilidad depende de los límites de retención de versiones del servicio.
Una versión anterior puede ayudar a explicar un cambio, pero su disponibilidad se rige por la retención. Mantenga los registros importantes requeridos fuera de ese historial bajo su propio control.
Compartir revisiones deliberadamente
Revise la versión del documento y la configuración de acceso antes de compartirlo. Asegúrese de que los destinatarios sepan si están recibiendo un borrador o un archivo final.
Antes de compartir, compruebe la versión deseada y el acceso del destinatario. No confíe en un nombre de archivo solo para comunicar si un archivo es el registro final acordado.
Un ejemplo práctico
Se renueva una póliza de seguro. Mantenga la nueva política como la versión actual y conserve la anterior como referencia.
La política renovada debe ser fácil de distinguir del período que reemplaza. Mantenga el contexto de fecha útil con el documento y revise cualquier recordatorio relacionado después del reemplazo.
Conozca el límite
Mantener versiones es diferente de editar documentos en línea o mantener un archivo legal formal. Mantenga los registros requeridos de acuerdo con sus propias responsabilidades.
El historial de versiones ayuda a organizar los cambios en los registros. No significa que el servicio edite el contenido de sus documentos o cumpla con una obligación formal de archivo para usted.
TRABAJO DOCUMENTAL, CON LAS PERSONAS EN MENTE
Un reemplazo no debe perder su contexto.
Las renovaciones, revisiones y archivos corregidos pueden crear más de una copia de un registro importante. Mantener la conexión entre esas copias ayuda a explicar cuál es la actual.
Utilice las fechas y la información de la versión para apoyar la nomenclatura clara. Al compartir, explique si el material es para discusión, revisión o uso como el registro final.
Las versiones retenidas tienen límites. Mantenga los registros que necesita para otras responsabilidades por separado y compruebe la retención aplicable al administrar su espacio de trabajo.
BóvedaUN ESPACIO DE TRABAJO CON CONTEXTO ÚTIL
Un archivo actual debe ser fácil de distinguir.
La relación entre una renovación y su registro anterior es importante. Mantenga nombres de archivo útiles, contexto de fecha e información de versión conectada para que un reemplazo no pierda su historial.
Antes de compartir, confirme el registro que desea compartir y explique si se trata de un borrador o de un documento completo. Las versiones retenidas apoyan la organización; las copias formales requeridas siguen siendo su responsabilidad.
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