SECURINOS · Compartir
Comparte lo que se necesita. Controle el acceso futuro.
Un intercambio de documentos debe dejar claro qué se está compartiendo, quién debe recibirlo y cuánto tiempo debe permanecer abierto el acceso.
Organiza tus registros · Recoge lo que falta · Comparte con propósito
Antes de enviar un enlace
El intercambio tiene un límite.
Comprueba la selección
Elegir condiciones de acceso
Revisar quién lo necesita
La revocación detiene el acceso futuro al servicio. Las copias descargadas o fotografiadas permanecen fuera de ese control.
LOS DETALLES QUE LA HACEN ÚTIL
Antes del enlace. Durante el intercambio. Después de eso.
Elegir un documento o una carpeta
Comparta un archivo para una solicitud específica o una carpeta para un proyecto más amplio. Revise el material seleccionado antes de enviar la invitación.
La selección es la primera decisión de acceso. Compruebe el contenido de una carpeta antes de compartir la carpeta en sí, y prefiera un solo documento cuando eso es todo lo que el destinatario necesita.
Establecer las condiciones de acceso
Utilice la protección de caducidad y contraseña. Elija si un destinatario puede ver el material o descargar una copia. Cuando se ofrezca acceso de destinatario verificado, utilícelo al reconocer las cuestiones del destinatario.
Elija ver o descargar de acuerdo con el propósito del intercambio. Considere la duración y la contraseña junto con esos permisos. Revise los controles disponibles para el recurso compartido específico que está creando.
Detener el acceso cuando finalice el intercambio
Revoque un enlace cuando el destinatario ya no lo necesite. La revocación detiene el acceso futuro al servicio; no puede recuperar una copia ya descargada.
Cerrar un enlace es útil cuando una discusión o compromiso ha terminado. Cambia el acceso futuro a través del servicio; una copia fuera del servicio sigue siendo un registro separado bajo el control del destinatario.
Conozca lo que significa la historia
Revise los eventos de acceso registrados. Un enlace abierto no es prueba de que una persona haya leído o comprendido un documento, y una visita anónima no verifica la identidad.
Trate el historial de actividades como información sobre eventos registrados. Un evento de acceso puede ayudarle a seguir un intercambio, pero no establece que una persona en particular entendió o estuvo de acuerdo con lo que dice el documento.
Un ejemplo de negocio
Un consultor envía una propuesta a través de un enlace limitado en el tiempo. Una vez que termina la discusión, revocan ese enlace y envían el contrato acordado a través de un nuevo intercambio controlado.
Mantenga las propuestas y los documentos acordados claramente separados. Un nuevo intercambio para el contrato acordado ayuda al destinatario a distinguir el material final de la discusión anterior.
TRABAJO DOCUMENTAL, CON LAS PERSONAS EN MENTE
Un enlace es una invitación con un propósito.
Una publicación debe explicar qué material está recibiendo el destinatario y por qué. La selección de un archivo, sus condiciones de acceso y el destinatario previsto forman parte de la misma decisión.
Un intercambio de tiempo limitado puede ser útil para una discusión que tiene un final claro. Revocar el enlace posteriormente cierra el acceso futuro al servicio, dejando cualquier copia que ya se haya mantenido fuera de ese límite.
Para una nueva etapa del trabajo, revise la selección y cree un intercambio apropiado en lugar de asumir que el enlace anterior todavía se ajusta a la tarea.
SeguridadUN ESPACIO DE TRABAJO CON CONTEXTO ÚTIL
El acceso al servicio y la copia de un destinatario tienen límites diferentes.
Revise a qué puede acceder el destinatario, cuánto tiempo debe permanecer abierto el intercambio y si la descarga se ajusta al propósito. Esas condiciones pertenecen junto a la selección de documentos.
El cierre de un enlace cambia el acceso futuro al servicio. No recupera material ya descargado o fotografiado, y los eventos de acceso registrados no establecen lectura o acuerdo.
Clientes
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