SECURINOS · Clientes
Dale a cada cliente su propio lugar de intercambio.
Un espacio de cliente mantiene las solicitudes, los documentos enviados y los resultados compartidos juntos, por lo que cada pieza de trabajo permanece conectada a la persona o proyecto correcto.
Organiza tus registros · Recoge lo que falta · Comparte con propósito
Un espacio de cliente
Un compromiso, su propio contexto.
Solicitudes recibidas
Documentos justificativos
Resultados compartidos
Mantenga separados a los clientes y los trabajos no relacionados, incluso cuando necesiten tipos de documentos similares.
LOS DETALLES QUE LA HACEN ÚTIL
Mantén el compromiso conectado.
Separa el trabajo no relacionado
Crea un espacio para cada cliente, compromiso o proyecto. Organiza los documentos y solicitudes relevantes dentro de ese espacio.
Utilice un nombre de cliente o de trabajo que el personal pueda reconocer y mantenga el trabajo relacionado dentro de ese contexto. Un espacio aparte ayuda a explicar qué solicitud, envío y resultado pertenecen juntos.
Recoger y devolver documentos
Solicite archivos de apoyo, revise las presentaciones y comparta informes o acuerdos completados a través del mismo intercambio organizado.
El trabajo con documentos se ejecuta en ambas direcciones. Recoge el material de origen que necesitas, compruébalo y luego comparte el resultado con el destinatario que lo necesita. Mantener el contexto hace que esa secuencia sea más fácil de seguir.
Ayudar a los clientes a entender el siguiente paso
Una lista de verificación clara muestra qué enviar. Los mensajes de revisión explican lo que necesita corregirse. El espacio de trabajo le da al intercambio un contexto útil.
Las buenas instrucciones importan tanto como el lugar para subirlas. Una lista de verificación describe la siguiente acción y un mensaje de revisión explica el cambio cuando algo necesita ser reenviado.
Mantenga el acceso apropiado
Comparta solo el material relevante para un destinatario. Revise el personal y el acceso externo cuando un proyecto cambie o termine.
El contexto del cliente también es un límite de acceso. Revise el material seleccionado para una invitación externa y el personal que necesita trabajar en el compromiso. Revise esas decisiones a medida que el proyecto se desarrolla.
Un ejemplo de consultoría
Un consultor reúne documentos de antecedentes, comparte un borrador de informe y proporciona una versión final después de la revisión. Cada compromiso tiene su propio espacio.
Un proyecto de informe y un informe terminado tienen propósitos diferentes. Proporcione al destinatario suficiente contexto para reconocer la versión que está recibiendo y la acción que se espera de él.
Un ejemplo contable
Un contador utiliza un espacio de cliente separado para los estados de cuenta, los registros de apoyo y los informes completados, reduciendo la confusión entre los clientes.
Separa los clientes incluso cuando sus tipos de documentos son similares. Una etiqueta de período de informe es útil dentro de un espacio de cliente, pero no debe reemplazar el contexto del cliente en sí.
TRABAJO DOCUMENTAL, CON LAS PERSONAS EN MENTE
El contexto pertenece a los documentos.
Un espacio de cliente le da a un compromiso un hogar reconocible. Las solicitudes, la información de antecedentes y los resultados compartidos son más fáciles de seguir cuando permanecen conectados con el trabajo que apoyan.
Es posible que un cliente solo necesite una invitación para suministrar un conjunto de registros o recibir un resultado. Ese acceso es diferente del personal que trabaja en todo el compromiso.
Revise el espacio de trabajo cuando un proyecto cambie. Una nueva etapa de trabajo es un punto útil para comprobar tanto los documentos actuales como las personas que aún necesitan acceso.
SolicitudesUN ESPACIO DE TRABAJO CON CONTEXTO ÚTIL
Mantenga el compromiso visible desde la recopilación hasta el resultado.
Los espacios de cliente separados proporcionan contexto para los registros entrantes y los resultados compartidos. Una propuesta, el documento fuente y el informe final pertenecen al trabajo que apoyan.
Revise las personas que todavía necesitan acceso cuando cambie el compromiso. La participación del espacio de trabajo del personal y la invitación de un destinatario a un documento son tipos diferentes de acceso.
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