SECURINOS · Seguridad
Comprenda el acceso antes de compartir.
Un espacio de trabajo de documentos privado hace que el uso compartido sea deliberado. La protección depende del diseño del servicio, de tu cuenta, de tu dispositivo y de las personas a las que des acceso.
Organiza tus registros · Recoge lo que falta · Comparte con propósito
Entender el límite
Compartir y copiar son cosas distintas.
Acceso a servicios seleccionados
Una copia del destinatario
Acceso futuro revocado
Un evento de acceso no establece que una persona haya leído, entendido o aceptado un documento.
LOS DETALLES QUE LA HACEN ÚTIL
Opciones prácticas en torno al acceso a documentos.
Comparte solo lo que sea necesario
Elija un documento o carpeta deliberadamente y revise quién debe tener acceso. Evite los permisos más amplios que los requeridos por el intercambio.
El acceso comienza con la selección del material adecuado. Comparte el registro específico necesario para la tarea e inspecciona el contenido cuando la selección es una carpeta.
Proteger las condiciones de acceso
Utilice los controles de caducidad, contraseña y destinatario disponibles. Mantenga los enlaces de invitación y las contraseñas privadas.
Maneje un enlace o contraseña como parte del intercambio de documentos. Elija los controles disponibles para el propósito y evite que la invitación llegue a personas ajenas al intercambio previsto.
Conozca lo que hace la revocación
La revocación detiene el acceso futuro a través del servicio. Es posible que un destinatario ya haya descargado o fotografiado el documento, y esas copias permanecen fuera del control del propietario.
Una copia descargada o fotografiada ya no depende del enlace compartido. Considere ese límite antes de decidir qué compartir o si la descarga se ajusta al propósito.
Leer la actividad con precisión
El historial de acceso puede mostrar eventos registrados. No demuestra por sí mismo la identidad, la lectura, la comprensión o el acuerdo.
Un evento en un registro de actividad no es lo mismo que evidencia de lectura o acuerdo. El acceso anónimo tampoco identifica a la persona que abrió un enlace.
Proteja sus propias copias
Mantenga los archivos descargados y los registros exportados apropiadamente. Tu dispositivo y cualquier copia de seguridad externa tienen sus propias responsabilidades de acceso y retención.
La configuración de acceso de su dispositivo y la copia de seguridad externa importan junto con la configuración del servicio. Dele a las copias que mantiene fuera del espacio de trabajo su propio manejo cuidadoso.
Información de servicio clara
Revise la privacidad del servicio y los términos para los detalles de almacenamiento, procesamiento, retención, recuperación y eliminación. Pregunte a través de la ruta de contacto confirmada cuando algo no esté claro.
Comprenda la información de servicio que se aplica al almacenamiento y procesamiento de documentos. Cuando un registro tenga requisitos profesionales particulares, evalúe esos requisitos junto con los términos de servicio disponibles.
TRABAJO DOCUMENTAL, CON LAS PERSONAS EN MENTE
El control también es una cuestión de elecciones cuidadosas.
Un área de trabajo de documentos puede admitir el uso compartido deliberado, pero el material seleccionado y las personas invitadas siguen siendo importantes. Revise el alcance antes de enviar el enlace.
Comprenda lo que significan la actividad registrada y la revocación. Un evento de acceso no es una prueba de comprensión, y terminar un enlace no puede eliminar una copia ya descargada.
Aplique el mismo cuidado a los registros en sus propios dispositivos. Una copia fuera del servicio tiene sus propias responsabilidades de acceso y retención.
CompartirUN ESPACIO DE TRABAJO CON CONTEXTO ÚTIL
Una selección cuidadosa es parte del acceso controlado.
Comience con el propósito y seleccione solo los documentos relevantes. Mantenga los detalles de la invitación privados y revise las condiciones de acceso disponibles antes de enviar el contenido compartido.
Comprenda los eventos grabados y las copias fuera del servicio. El historial de acceso es información del flujo de trabajo, mientras que los documentos en el dispositivo de un destinatario siguen un límite diferente.
Preguntas frecuentes
SECURINOS, UN PRODUCTO WILLFRED
Comprende el acceso detrás del intercambio.
Explore el flujo de trabajo de documentos y elija el paquete que se adapte a las personas que realizan el trabajo.