SECURINOS · Solicitudes
Pregúntale una vez. Vea lo que todavía falta.
Convierta una lista de documentos requeridos en un proceso de recopilación claro para usted y la persona que los envía.
Organiza tus registros · Recoge lo que falta · Comparte con propósito
La lista de verificación de la revisión
Enviar documentos es un paso, no una decisión.
Faltante
Enviado
Aceptada
Aceptado refleja su revisión del registro. Explique lo que necesita corregir al pedir un reemplazo.
LOS DETALLES QUE LA HACEN ÚTIL
Una lista de verificación útil hace que el trabajo sea visible.
Crear una lista de verificación útil
Indique los documentos que necesita y explique cómo se ve una presentación aceptable. Mantenga las solicitudes lo suficientemente específicas para que el destinatario actúe sin adivinar.
Una solicitud útil le dice al remitente qué suministrar y por qué. Especifique el registro o período y describa una presentación aceptable en lenguaje sencillo. Una instrucción clara reduce las idas y venidas evitables.
Dar al destinatario un enlace de navegador
El cliente abre una invitación de carga y envía los documentos solicitados sin instalar una aplicación. No necesitan comprar una suscripción.
Envía la invitación a través del canal de comunicación que ya utilizas. La ruta de carga del navegador permite al destinatario responder a la solicitud de documento sin comprar una suscripción de personal.
Seguimiento de cada artículo
Falta significa que no hay envío aceptable disponible. Enviado significa que el archivo está a la espera de revisión. Aceptado significa que ha pasado tu revisión.
Utilice los tres estados para comprender el trabajo restante. Faltando identifica un elemento pendiente, Enviado identifica el material a revisar y Aceptado registra el resultado de su revisión.
Solicitar un reemplazo
Si un escaneo es ilegible o falta una página, explique el problema y pida un archivo corregido. La aceptación sigue siendo decisión del revisor.
Sea específico al pedir una presentación corregida. Señale un escaneo ilegible, una página faltante o un período incorrecto en lugar de simplemente decir que el documento fue rechazado.
Hacer un seguimiento claro
Utilice recordatorios para los artículos pendientes y mantenga la solicitud en su espacio de cliente. Los recordatorios deben explicar lo que todavía se necesita.
Un seguimiento es más útil cuando nombra el elemento pendiente. Manténgala conectada a la lista de verificación para que el destinatario pueda entender lo que queda en lugar de reconstruir la solicitud a partir de varios mensajes.
Un ejemplo contable
Solicite un estado de cuenta bancario, facturas y recibos para un período de informe. Acepta los archivos completos y devuelve la declaración para un análisis más claro.
Revise cada registro en relación con el propósito de la recopilación. Un conjunto completo de facturas no compensa por un extracto bancario que no se puede leer; cada elemento necesita su propia decisión.
TRABAJO DOCUMENTAL, CON LAS PERSONAS EN MENTE
Deja clara la siguiente acción para el remitente.
Una solicitud de documentos funciona mejor cuando la lista de verificación es específica. Identifique el registro, el período relevante y el requisito para que un destinatario pueda actuar con confianza.
Una presentación ilegible o incompleta necesita una explicación. Una razón relacionada con el elemento es más útil que un seguimiento general pidiendo los documentos de nuevo.
Mantenga la colección separada de la revisión. Los registros aceptados reflejan su propia decisión sobre si el material cumple con la solicitud.
ClientesUN ESPACIO DE TRABAJO CON CONTEXTO ÚTIL
Una solicitud útil también hace que la revisión sea más clara.
El remitente necesita una lista de verificación específica y el revisor necesita un resultado comprensible. Mantenga el estado de cada elemento conectado al registro real que se suministró.
Cuando se necesite un reemplazo, explique el problema. Las páginas que faltan, un escaneo ilegible y el punto equivocado son correcciones diferentes, y un mensaje útil debe hacer esa distinción clara.
Recordatorios
SECURINOS, UN PRODUCTO WILLFRED
Dale a la siguiente solicitud un camino claro hacia adelante.
Explore el flujo de trabajo de documentos y elija el paquete que se adapte a las personas que realizan el trabajo.