SECURINOS · Bóveda
Un lugar para tus papeles importantes.
Mantenga los documentos a los que regresa en un espacio de trabajo privado organizado, en lugar de depender de una colección de archivos adjuntos y descargas no relacionados.
Organiza tus registros · Recoge lo que falta · Comparte con propósito
Una carpeta de propiedades
Nombres que te ayudan a encontrarlo.
Póliza · período actual
Correspondencia de renovación
Certificado de apoyo
Utilice nombres de archivo y etiquetas de manera consistente. Mantenga los registros relacionados juntos sin confundir el documento actual.
LOS DETALLES QUE LA HACEN ÚTIL
Organización que sigue sus registros.
Organizar por cómo los usas
Cree carpetas para Personal, Propiedades, Seguros o Negocios, u organice registros por cliente y proyecto. Elige nombres que tengan sentido para ti.
Una estructura de carpetas simple es más fácil de mantener que una elaborada. Comience con categorías amplias que ya reconozca, luego use una carpeta de cliente, propiedad o proyecto cuando la colección necesite su propio contexto.
Encuentra el registro adecuado
Utilice nombres de archivo y etiquetas para localizar un documento. Etiquete los registros relacionados de manera consistente para que una póliza, una carta de renovación y un certificado de apoyo sean fáciles de encontrar juntos.
Elija nombres de archivo que distingan un registro de otro y aplique etiquetas de manera consistente. La búsqueda de nombres de archivos y etiquetas es una forma de restringir la colección; es diferente de buscar las palabras dentro de un documento.
Mantener un contexto útil
Utilice un nombre de documento claro e información de caducidad relevante. Un registro bien etiquetado le ayuda a distinguir el documento actual de una copia anterior.
El contexto importa cuando varios artículos se ven similares. Un título, período y fecha relevante ayudan a explicar por qué un registro está allí y si es el que necesita ahora.
Un ejemplo personal
Mantenga un acuerdo de propiedad, póliza de seguro y certificados de reparación en una carpeta de propiedad. Cuando alguien necesite un certificado, comparta ese documento en lugar de toda la carpeta.
La unidad útil de intercambio es a menudo un registro específico. Mantener una colección de bienes juntos no significa que cada destinatario necesita la póliza de seguro, el acuerdo y los certificados al mismo tiempo.
Mantenga sus propias copias importantes
Mantenga las copias necesarias para registros formales o copias de seguridad a largo plazo. Revise la información de almacenamiento, retención y recuperación del plan seleccionado.
Su bóveda apoya la organización diaria. Mantenga las copias necesarias para registros formales o copias de seguridad bajo su propio control y considere las reglas de almacenamiento y retención de su plan al administrar la colección.
TRABAJO DOCUMENTAL, CON LAS PERSONAS EN MENTE
Construye una colección a la que puedas volver.
Un almacén se vuelve más útil a medida que sus convenciones de nomenclatura y carpetas se vuelven familiares. Utilice la misma lógica para registros similares y mantenga una propiedad, un cliente o un proyecto juntos cuando ese contexto sea importante.
No es necesario compartir toda una colección para que sea útil. Una carpeta bien organizada puede ayudarle a encontrar el certificado o la póliza que otra persona necesita.
Revise las fechas y versiones a medida que se reemplazan los papeles. Mantenga copias independientes cuando necesite registros formales o copias de seguridad más allá del uso diario del espacio de trabajo.
VersionesUN ESPACIO DE TRABAJO CON CONTEXTO ÚTIL
Una colección organizada debe ser comprensible.
Mantenga los nombres y las etiquetas consistentes a medida que se acumulan los registros. Una categoría familiar de propiedad, proyecto o hogar puede ser más útil que un nuevo esquema de nombres para cada carga.
Cuando un registro cambie, revise su versión actual y el contexto de la fecha. Mantenga el material específico que otra persona necesita fácil de identificar sin abrir toda la colección para ellos.
Recordatorios
SECURINOS, UN PRODUCTO WILLFRED
Haga que el siguiente registro sea más fácil de encontrar.
Explore el flujo de trabajo de documentos y elija el paquete que se adapte a las personas que realizan el trabajo.